Tip 💡 - Waarom/Hoe werkt de software met hele maanden?
Onze software werkt (automatisch) toe naar het factureren van hele kalendermaanden. In dit artikel vertellen we je graag waarom en hoe we dat doen.
Waarom factureert de software in hele maanden?
Dat heeft voor een groot deel te maken met hoe de software ontwikkeld is, afgekeken bij de grote bedrijven in o.a. mobiel internet en de sportscholen. Waarbij het factureren per kalendermaand de standaard is. Het grote voordeel is dat je teruggaat van 365, naar slechts 12 factuurmomenten per jaar. Bespaart al een hoop tijd! Verder is het een stuk gemakkelijker te automatiseren en te plannen.
Hoe doet de software dit?
Op dit moment kan je via de software maandelijkse en jaarlijkse facturen laten aanmaken. Op de 1e factuur staat een verrekening, zodat de 2e factuur altijd een hele maand of jaar kan zijn.
💡 Voorbeeld: 15 september - Maandelijkse facturatie.
Een nieuwe klant komt op 15 september en huurt een opslagbox voor € 100 per maand.
De 1e factuur is €100 - (15/30 * € 100) = € 50. Vervolgens is de daaropvolgende factuur voor oktober €100.
1e factuur: 15 sep t/m 30 sep - € 50
2e factuur: 1 okt t/m 31 okt - € 100
💡 Voorbeeld: 15 september - Jaarlijkse facturatie.
Een nieuwe klant komt op 15 september en huurt een opslagbox voor € 1.200 per jaar.
De 1e factuur is €1200 - (15/365 * € 1200) = € 1.150,69. Vervolgens is de factuur het daaropvolgende jaar € 1.200.
1e factuur: 15 sep t/m 31 aug - € 1.150,69
2e factuur: 1 sep t/m 31 aug - € 1.200
Wat doet de software als het 29 september is en ik factureer maandelijks?
We begrijpen dat je de klant geen factuur van 1 dag wilt sturen, daarom hebben we in 'Beheer -> Facturatie' de optie 'Combineer factuur' staan. Je kunt hier aangeven vanaf welke datum je maandfacturen wilt combineren.
Als je hier '20' invult dan wordt elke factuur die start op of na de 20e gecombineerd met de volgende maand. Hieronder een voorbeeld.
💡 Voorbeeld: 21 september - Maandelijkse facturatie (Combineren).
Een nieuwe klant komt op 21 september en huurt een opslagbox voor € 100 per maand.
De 1e maand zal €100 - (21/30 * € 100) bedragen, dus € 30. De daaropvolgende maand is € 100. Deze bedragen worden gecombineerd op de 1e factuur. De factuur voor november is weer een volledige maand.
1e factuur: 21 sep t/m 31 okt - € 150
2e factuur: 1 nov t/m 30 nov - € 100
Overig
Wij geloven erin dat dit je helpt om overzicht te krijgen in de facturatie, maar we hebben nog wat laatste tips voor je.
💡 TIP: Zet de combineer datum vlak voor de facturatiedatum.
In het voorbeeld hierboven is de factuurdatum '25'. Dit betekend dat alle facturen voor de aankomende maand (bijvoorbeeld oktober) op 25 september verstuurd worden. Hierdoor is het handig om als het de 25e of later is de maanden te combineren aangezien de volgende factuur dan 'gewoon' mee kan in de standaard facturatie.
🪄 MEER AUTOMATISEREN:
Dat de software per hele maand factureert betekent niet dat de klant niet eerder kan opzeggen. Als de klant op tijd, namelijk voor het versturen van de factuur, opzegt, kan de laatste factuur ook een gedeelte van de maand zijn. Bijvoorbeeld 1 t/m 13 oktober. Als de klant pas na het versturen van de factuur opzegt kan je altijd nog een gedeeltelijke credit aanmaken (als het bijvoorbeeld dagelijks opzegbaar is). Deze keuze is aan jou!.