Hoe verwerk ik (ophaal)afspraken?
In dit artikel geven we je alle informatie over het ontvangen, goedkeuren en verder oppakken van de ophaal- en terugbrengverzoeken die je huurders kunnen maken.
(Ophaal)afspraken komen binnen
Wanneer je de afsprakenmodule aan hebt staan kunnen je huurders via het eigen account een verzoek tot afspraak maken (alleen als ze een reservering hebben). Deze afspraken komen vervolgens terug in je dashboard. Je ziet de melding '1' (of meer) bij verzoeken als er onbehandelde verzoeken openstaan.
Het opzoeken of toevoegen van deze afspraken
Ga naar 'Afspraken' om deze verzoeken te kunnen behandelen. Hier zie je een overzicht van de openstaande verzoeken onder het filter 'Te doen', klik de afspraken aan om deze te behandelen.
💡 TIP: Als je via een andere manier (bijvoorbeeld telefonisch) een afspraak hebt gemaakt kan je deze ook handmatig toevoegen via het 'plusje' bij afspraken. Zo hou je het aantal bij en kan je gemakkelijk alles op 1 plek terugvinden.
Gebruik je de software ook om de voertuig status (aanwezig/afwezig) bij te houden, dan is het van groot belang dat elke afspraak erin staat!
Deze afspraken behandelen
Na het openen van de afspraak krijg je de opties goedkeuren en afkeuren. Van beide acties ontvangt de klant een reactie per mail. Wil je meer informatie in dit bericht opnemen, vul dan je antwoord in voordat je een va de knoppen aanklikt. Bekijk hier de meldingen die de klant ontvangt.
Afspraak goedgekeurd Afspraak afgekeurd
Afspraken die je niet beantwoorden blijven openstaan, behandel de verzoeken dus op tijd om onnodig klantcontact te voorkomen.
Afspraak is goedgekeurd, wat nu?
Je bent klaar! Alle goedgekeurde (en aankomende) afspraken vind je onder het filter 'Goedgekeurd'.
Het beste overzicht
Maar voor de grotere locaties en degene die graag het beste overzicht willen houden hebben we de afstreeplijst gemaakt. We vertellen je hieronder meer..
De afstreeplijst - Ophalen & Bezoeken
De goedgekeurde ophaal- en bezoekafspraken komen in 'Ophalen & Bezoek' te staan. Vervolgens kan je aanklikken dat de voertuigen klaarstaan om opgehaald te worden. Eventueel kan je ze nogmaals afvinken als ze opgehaald zijn of uiteindelijk toch niet gekomen zijn. Zo hou je dit ook gemakkelijk bij.
De afstreeplijst - Terugbrengen
De goedgekeurde terugbrengafspraken komen in 'Terugbrengen' te staan. Vervolgens kan je aanklikken dat het voertuig is teruggebracht en deze gelijk terugzetten op de juiste plek. Hierbij wordt ook automatisch de voertuigstatus aangepast van 'afwezig' naar 'aanwezig'.
