Hoe gebruik ik de onderhoudsmodule?
Biedt je locatie onderhoudsmogelijkheden aan en wil je deze via de software registreren en factureren? Dan is het verstandig om eerst dit artikel te lezen. Indien deze mogelijkheden zijn geactiveerd vind je 'service' terug in het menu.
Een servicebon aanmaken
Er zijn 2 manieren waarop een servicebon aangemaakt kan worden, namelijk handmatig en via een onderhoudsformulier dat door de klant is ingevuld. In dit artikelen behandelen we voornamelijk de handmatige variant, voor meer informatie over de onderhoudsformulieren hebben we dit artikel geschreven: Hoe werken onderhoudsformulieren.
Gebruik het plusje rechtsboven om handmatig een nieuwe servicebon aan te maken.
Vervolgens vul je hier de algemene informatie van het onderhoud in en wie deze onderhoudsbon gaat oppakken + voor welke datum dit moet gebeuren. Eenmaal aangemaakt kom je in de servicebon terecht. In deze bon kan je de diensten en artikelen voor het onderhoud toevoegen.
Diensten & Artikelen toevoegen
De vervolgstap is de diensten en artikelen toevoegen aan de servicebon die je de klant uiteindelijk wilt factureren door op het 'plusje' naar diensten of artikelen te klikken. Het scherm dat opent toont allen de items die aan de selectie voldoen.
Akkoord met de service bon en de werkzaamheden oppakken.
Je kan hierna kiezen om de klant een offerte te sturen of de servicebon handmatig op akkoord te zetten via een van de twee groene knoppen. Ook kan je eventueel de werkzaamheden 'verwerken' als je deze hebt uitgevoerd. Dit is niet verplicht, maar alleen voor het eigen inzicht.
Als je de klant een offerte verstuurt krijgt hij/zij een mail om online akkoord te gaan met het onderhoud.
Hij/zij ontvangt hiervan een e-mail en ziet de offerte terug in het eigen account.
Wanneer de klant akkoord is met de servicebon zie je dit terug in de servicebon en is deze ook verplaatst naar het 'bakje: akkoord'.
Richting de facturatie werken
Je bent nu nog vrij om verdere dingen toe te voegen aan de servicebon zoals bijvoorbeeld het aantal gewerkte uur of overig klein materiaal. Wanneer alles is toegevoegd op de servicebon is de laatste stap het aanmaken van de factuur, deze optie zie je alleen indien de bon eerst op akkoord is gezet.
Wanneer je op deze knop klikt zie je nog eenmaal het concept factuur en kun je deze definitief maken.
Het vervolg
Nadat de factuur definitief gemaakt is zit het werk in de werkplaats erop, de servicebon is verplaats naar 'Verwerkt' en er is een factuur aangemaakt. Bij de meeste locatie is dit het moment dat de verantwoordelijkheid wordt overgedragen van de werkplaats naar de administratie.
De factuur van de servicebon is dan namelijk ook 'gewoon' terug te vinden tussen de standaard facturen en gaat ook mee in de automatisering van de herinneringen indien ingesteld.
