Hoe verwerk ik een opzegging?
Als een klant weggaat dan hoeft deze niet verwijderd te worden, maar wel moeten we verschillende punten sluiten, zodat o.a. de facturatie stopt.
1. Beëindigen van de reservering
Het begint met het afsluiten va de reservering, dit kan via de knop rechtsboven.
Kies vervolgens de gewenste einddatum en maak de volgende keuzes:
Eindverrekening huur: Wanneer een klant maandelijks betaalt kan je deze optie gebruiken om ervoor te zorgen dat de laatste factuur een betaling voor een gedeeltelijke maand wordt. Als je deze optie aanvinkt en je hebt een einddatum in de toekomst (van bijvoorbeeld 15 november) dan kan de software (15/30 dagen), oftewel 50% minder in rekening brengen op de laatste factuur. Hierbij is het belangrijk dat de factuur nog niet verstuurd is. Is dit wel het geval? Dan doet deze optie niets.
Verzend afscheidsmail: Vink deze optie aan als je een bericht naar de klant wilt versturen.
⚠ HANDIG OM TE WETEN: De 'sluit'-functionaliteit werkt alleen als je nog geen einddatum hebt gekozen of een eerdere einddatum hebt gekozen. Wil je de einddatum verder in de toekomst hebben? Gebruik dan het potloodje bij de reservering, het contract en de factuurregel om dit handmatig aan te passen.
2. Controle van betalingen
Wanneer je de reservering succesvol hebt afgesloten is het belangrijk om te bepalen of alles volledig is afgehandeld. De volgende artikelen kunnen je helpen als er nog punten open staan.
Hoe maak ik een (gedeeltelijke) creditfactuur (+ eventuele terugbetaling)?
💡 TIP: Of er nog een terugbetaling plaatsvind ligt aan de verhuurder en het contract van de klant.
3. Archiveren van een klant
Als de reservering is afgesloten kan je vervolgens de klant archiveren. Mochten er nog taken openstaan, zoals een klantvraag of niet betaald factuur zul je hiervan een melding krijgen. Door de klant te archiveren hou je overzicht wie er nog bij je huurt.
🪄 EXTRA: In 'Beheer -> Opruimen' vind je een functionaliteit die klanten automatisch voor je archiveert. Hier kan je instellen na hoeveel dagen dit moet gebeuren.