Hoe archiveer / verwijder ik een (toekomstige) klant?
Open de klant en gebruik de 'archiefdoos' rechtsboven om een klant te archiveren. Een klant kan alleen gearchiveerd worden als deze geen actieve reservering of openstaande facturen meer heeft. Als je de klant niet kan archiveren wordt er een melding getoond wat je aan moet passen.
Defintief verwijderen
Vanuit het archief kan je een klant ook definitief verwijderen (alleen als hij/zij geen reservering heeft).
💡TIP: Verwijderen is vaak niet nodig. De klant kan niet zien dat hij/zij in een archief zit? Voor je eigen boekhouding kan je wel alles nog terugvinden.
Voorbeeld van een melding die zorgt dat je niet kan archiveren
Je ziet bij de titel 'Deze onderdelen moeten handmatig worden aangepast' wat de reden is dat je de klant niet kan archiveren.
Hierboven zie je bijvoorbeeld dat er een reservering afgesloten moet worden (oftewel, deze moet een einddatum hebben) en een factuur dat open staan, die moet eerst betaald of gecrediteerd worden.
Indien beide stappen zijn doorgevoerd kan je de klant archiveren. Bij de titel 'Deze items worden automatisch voor je aangepast' zie je wat er voor jou gedaan wordt, zo wordt het voertuig bijvoorbeeld automatisch naar het archief verplaatst als je de klant naar het archief verplaatst.
Ik heb een klant die begint te huren in de toekomst, hierdoor kan ik de klant niet verwijderen
Dit is een lastige situatie in de huidige software en vraag wat extra aandacht. De software blijft namelijk een melding geven dat o.a. de reservering nog niet gesloten is. Je kan dit handmatig oplossen door
- De status van de reservering aan te passen naar 'Afgekeurd'.
- De factuurregel op inactief zetten door op het prullenbakje te klikken en deze vervolgens inactief te maken.
- Het contract kan je verwijderen
Vervolgens zijn er geen checks meer die voorkomen dat je een klant naar het archief kan verplaatsen.